E-mail som genre

E-mail som genre

Kommenter i en kollaborativ udgave af dette indlæg på Google Drive

Problemet ved mail

Informationssamfundet har spredt sig til min indbakke der bliver fyldt med informationer der til tider har stor relevans for mig og til tider ingen. Derimellem er der de mails der er relevante, men som jeg skal bruge tid på at forstå og finde den egentlige relevans, da dette ikke eksplicit fremgår. Mailen bliver desuden brugt til ting som mailteknologien ikke er god til - nemlig chatlignende samtaler eller mere komplekse kollaborative aftaleprocesser. Nogle forventer at man ser og tager stilling til en mail inden for 5 minutter, og selvom dette er muligt i dag, så er det næppe hensigtsmæssigt og gør det svært at fordybe sig.

Dette indlæg forsøger at skitsere problematikkerne ved mail og give nogle retningslinjer i den daglige mailkommunikation.

E-mail som genre

E-mail er elektronisk post, og har på den måde nogle genretræk tilfælles med brevet, eller skulle jeg rettere sige nogle reminiscenser fra brevet der med rette kunne bortskaffes. E-mail har nogle meget anderledes teknologiske muligheder end brevet har.

Om email

• Mails er meget nemme og billige at producere, hvilket betyder at vi får flere mails, og hvilket gør afsenderen mere ansvarlig for at sikre sig at modtageren har interesse i indholdet.
• Modtagerne kan se de andre modtageres mailadresser og svare alle igen.
• E-mail holder selv styr på historikken
• E-mail er elektronisk og kan både linke og have vedhæftede filer med
• E-mail kan anvendes procesorienteret hvis man ikke blot svarer, men skriver i den oprindelige mail - det er der ikke mange der benytter sig af.

E-mailen er god til

• At udbrede informationer der er relevante i kortere perioder
• Adviseringer om ændringer af procedurer og informationer som egentlig findes andetsteds
• Som personlig sagshåndtering til relativt simple opgaver

E-mailen er dårlig til

• At opnå enighed på problematikker
• Vanskelige samtaler
• At håndtere processer der kræver input og enighed fra mange mennesker

Gode råd

Jeg forsøger her at give nogle gode råd. Man er velkommen til at skimte overskrifter og dykkede ned i særligt spændende råd. De gode råd skal ses som noget man bør overveje, ikke som stringente rammer.

Tekstnær dialog i e-mails

For at undgå at glemme de gode pointer i en mail kan man besvare tekstnært inde i den oprindelige mail med en anden farve. Det er tilladt at slette ting der er irrellevante eller som man er enige om. Det kan desuden være nødvendigt at dele sætninger op i mindre bidder for at få fokuseret på en ting ad gangen.

Se eksempel herunder på den grønne oprindelige mail, med rødt svar, og så sort svar fra den oprindelige afsender.

Hjælp læseren

Vær præcis i dine informationer og var klar i mælet med hvad du forventer at modtageren gør i forhold til din mail. Med flere modtagere kan det være nødvendigt at angive navne på forskellige opgaver eller afkrævning af svar. Til tider sender man måske til flere fordi man ikke ved hvem der skal gøre noget, men dette kan også ekspliciteres for at undgå unødig forvirring.

Overvej også fra starten om en mail er bedst til det du vil, eller om du bør kommunikere på anden vis.

Følgende kan hjælpe læseren

• Brug klart sprog
• Stil klare forventninger til alle modtagerne af mailen
• Brug tekstformatering som fx fed, kursiv, farver osv.
• Lav fyldestgørende og præcise emnefelter og hold mailen inden for emnet. Send evt. en ny mail hvis du ikke kan holde dig inden for emnefeltet.
• “Til-feltet” bør bruges til dem der er direkte involverede - enten som nogen der skal gøre noget eller som nogen der direkte skal have mailens informationer.
• Skriv kun flere personer i til-feltet hvis det er klart hvad til-modtagerne hver især skal gøre.
• CC-feltet er til folk der skal orienteres, men som ikke skal agere på mailen.
• Mailen kan ofte ses som “en sag”, man er altså “forpligtet” på at tage stilling til en mail, enten ved at agere på den eller ved at sende den retur eller videre.

Flyt kommunikationen i rette tid til rette “sted”

Mail er god til nogle ting, men bestemt ikke alt. Hvis der begynder at opstå unødig forvirring, konflikter eller der mangler svar, så kan det være en god idé at gør noget andet. Overvej om en af følgende kommunikationsformer ikke er bedre:

• Mundtlig, formelt som uformelt, telefonisk som personligt.
• Kollaborativt dokument, fx Google Drive eller Wiki
• Sociale medier, Twitter, Facebook eller lignende hvor dit netværk måske kan hjælpe.
• Intranettet, som er godt til at informere og måske inddrage folk fra dit arbejde uden at spamme dem direkte.
• Kalenderen tillader typisk at man kan se hinandens ledige tider, dermed kan man direkte booke møder frem for at maile frem og tilbage. Alternativt kan man bruge Doodle - log evt. på med din Googlekonto, så du få styr på kalenderen med det samme.
• Hjemmeside, som er godt til at udbrede information, men også til at fastholde mere almengyldig information.
• Videomediet er bare bedre til nogle ting, og det er blevet rigtig nemt at optage og distribuere - fx med Screencast-o-matic og YouTube.

Brug ikke mails i konfliktfyldte situationer

Mails er ansigtsløs kommunikation hvilket kan eskalere konflikter idét man ikke kan aflæse hinandens følelser og dermed bliver væsentlig mere klodset i potentielt konfliktfyldte situationer. Ring istedet eller sørg for at mødes. Hvis situationen er under tidspres kan man for en stund tilsidesætte følelserne, men problemet bør tages op ved senere lejlighed.

Læs mail på mobilen, svar mails på computeren

En stor anledning til stress er mediernes tilstedeværelse uden for tid og rum - fx at mailen hele tiden ligger og prikker eller bipper i lommen. Sæt dine indstillinger så du får adviseringer om mail på den måde du vil have det.

Læs gerne mails i toget så du bliver ajour og kan reflektere over indholdet, men lad være med at svare fra mobilens skrabede tastatur, med mindre det haster meget eller du kan gøre det rigtig kort. Du risikerer også at frustrerer modtageren fordi du laver stavefejl, formulerer dig dårligt eller ikke får set vigtige detaljer i vedhæftninger, indhold eller hvem den ellers er adresseret til.

Sæt automatiske filtre/regler på dine mails

Filtre/regler kan hjælpe dig med at sætte farvekoder eller sortere bestemte mails ind i mapper. Dette kan hjælpe dig med at sortere nyhedsbreve og fejlbeskeder væk, eller markere chefens mails røde så du ikke misser dem.

Dette virker ikke altid på alle dimser, fx kan Outlooks farvekoder ikke læses på iPhones Mail-app.

Gmail er i dag “født” med tre automatisk genererede filtre, “Inbox”, “Social” og “promotions” - hvilket jeg personligt synes er fedt, men som jeg kan forstå at der er delte meninger om.

Brug genveje

Genveje er rigtig godt til de mest brugte opgaver.

Husk at “Ctrl” typisk skal udskiftes med “cmd” på Mac.

Outlooks genveje

• Ctrl + shift + n = Ny mail
• Ctrl + enter = send mail
• Brug tab gentagne gange til at hoppe fra til-feltet og ned til emnefelt og tekstfelt.
• Ctrl + 1 = Gå til mail
• Ctrl + 2 = Gå til kalender
• Ctrl + 3….

Og mange mange flere genveje til Outlook…

Gmails genveje

Gmails genveje er væsentlig mere simple, men også lidt uvante for folk der har sidder en del ved tastaturet - man skal nemlig bare trykke på enkelte bogstaver, nogen gange flere efter hinanden.

I Gmail skal man slå genvejene til i Gmails indstillinger

• C = Compose (skriv ny mail)
• R = Reply (svar)
• A = All (svar alle)
• g i = Go to Inbox (Man skal ikke trykke samtidigt, men efter hinanden
• Ctrl + enter = Send mail

Og mange flere genveje til Gmail...

Svar på et af mine spørgsmål herunder

Spammer du?

Har du for nyligt tænkt over om du måske sender mails som giver mere arbejde end de løser? Har du tænkt over om de folk der står i til, CC og BCC-feltet egentlig er interesserede i det du sender?

Hvilke overvejelser skaber mit indlæg i forhold til den måde du anvender mails på?

Er mailen forældet?

Bruger vi reelt mailen til for mange ting som bør være blevet overtaget af andre kanaler som kollaborative værktøjer, videokonferencer, professionelle sociale medier eller vores intranet?

Hvad med dig, savner du fornyelse.

Synes du ikke at mailen bliver brugt forkert?

Er det mest mig der mener at mailen tager for meget tid i forhold til hvad den giver? Nogle gange føler jeg at koordinationen tager længere tid end udførelsen af arbejdet. Langsomt går det frem med både kollaborative skriveredskaber såsom Wiki og Google Drive, men der er ofte lang vej til en reel forbedring i kommunikationen da det ofte drukner i angst for det nye medie, eller sågar nogen gange fascination.

Er mailen værd at bruge tid på?

Bør mailen ikke bahandles som genre i folkeskolen - det er trods alt en af de genrer der reelt bliver skrevet mest i når man kommer ud i erhvervslivet.

Er mailen ved at blive afløst af noget andet?

Kommenter i en kollaborativ udgave af dette indlæg på Google Drive